Tips en valkuilen voor een succesvol event

[photo news:Tips en valkuilen voor een succesvol event]

Daan   14-05-2018  

Er zijn mooie kansen voor bedrijven met het organiseren van events in deze groeiende economie. Maar die groeiende economie zorgt ook voor bedreigingen zoals een tekort aan gekwalificeerd personeel om nieuwe opdrachten uit te voeren. Onze tip, organiseer een eigen event of festival, het is een manier om waardering te uiten voor je medewerkers, klanten en leveranciers. Dit zorgt ook voor een beter imago, het roept associaties op als ‘dat bedrijf doet het goed’, ‘leuk bedrijf met eigen events’ en  ‘vernieuwend en eigentijds’. Dit creëert ook een interessant imago voor baanzoekend Nederland.

De basisregels voor het event.
- Zorg voor 10 tot 50 bezoekers
- Het event is gratis
- Het duurt maximaal een halve dag
- Kies een passende & pakkende titel
- Zorg voor een inhoudelijk thema met een of meer goede sprekers
- Creëer voldoende ruimte voor inhoudelijke interactie tussen uw organisatie en de deelnemers en de deelnemers onderling
- Sluit af met informele lunch of borrel

10 belangrijkste tips om van uw relatie-event een succes event te maken

1. Bepaal je budget.
Bedrijven willen graag investeren in hun personeel en hun relaties, maar de een heeft nu eenmaal meer te besteden dan de ander. Zorg er daarom voor dat je vooraf het maximale rendement bepaalt (zie doelstelling no. 3)

2. Planning
Start op tijd met de organisatie van een evenement! Te laat starten is echt een valkuil. Ergens tussen 10 en 8 weken voor de datum van het evenement dient de marketing voor het evenement te starten. Dus zorg voor die dag voor het programma, de sprekers en een locatie.

3. Doelstelling
Stel een duidelijk doel. Wat wilt u bereiken met het evenement? Een nieuwe sector betreden? Een nieuw product introduceren? Bestaande relaties versterken? Probeer op basis van de doelstelling ook vooral u kengetallen te bepalen: Hoeveel mensen moeten er komen? Hoeveel vervolggesprekken? Hoeveel offerte aanvragen? Hoeveel nieuwe klanten? etc. etc.

4. Draaiboek
Maak een goed draaiboek en deel dat met alle partijen. Personeel en leveranciers kunnen dan in een vroegtijdig stadium tips geven, verwachtingen uitspreken en knelpunten signaleren. Die kun je alvast tackelen.

5. Programma
Zorg voor goede sprekers, minimaal één iemand van uw eigen organisatie, zoek een klant die zelf vertelt over de case waar u als organisatie een belangrijke rol in heeft gespeeld. Goed spreken is niet voor iedereen weggelegd dus kijk naar de competenties van jezelf en je medewerkers. Check ook of de klant de boodschap kan presenteren, maak er anders een duo presentatie van. Soms kan een professionele interviewer, dagvoorzitter of inleider ook net het verschil maken tussen succes en falen.
Tip: Vergeet in de intro en afsluiting niet in het kort te vertellen wat u als organisatie zelf kan en wil betekenen voor de aanwezige en hoe men daarover met u verder van gedachten kan wisselen.

6. Locatie
Zoek een locatie die bij u past, niet alleen qua omvang, maar ook qua uitstraling. Is het budget beperkt, neem dan de tijd om even goed te vergelijken, de prijzen kunnen extreem ver uit elkaar liggen. Heeft u banners, roll-up’s, folders? Neem ze vooral mee en richt de zaal zo in dat ze goed tot hun recht komen. Denk ook aan de zichtbaarheid van uw bedrijfsnaam/logo bij het maken van foto’s van het event.

7. Netwerken
Zorg dat er voldoende mensen van uw organisatie aanwezig zijn, zodat tijdens de inloop, de pauzes en de borrel alle aanwezig met minimaal 1 en liefst meer mensen van uw organisatie contact hebben gehad. Instrueer medewerkers wat er van ze verwacht wordt (en verbiedt ze met elkaar te praten tijdens het event).

8. Uitnodigingen
Wanneer u een specifieke doelgroep voor ogen hebt kan het ook goed werken om zelf een lijst te maken van bijvoorbeeld 50 organisaties waar u graag kennis mee zou willen maken. Dat hoeft niet per se elektronisch, sterker nog een fysieke brochure via de post met een na-bel actie is veelal efficiënter. Dit kan behoorlijk koude acquisitie zijn, maar doordat u de betreffende persoon uitnodigt voor een zeer waarschijnlijk goed passend en ook nog eens gratis event, is het vrij eenvoudig een leuk en gemakkelijk gesprek. Maar maak ook extern lawaai via social media. Ook betaalde uitingen zoals Google Adwords, Facebook Ads en LinkedIn Ads zijn soms behoorlijk interessant.

9. Kwaliteit
Als organisator van een bedrijfsfeest of event wil je de gasten een beleving bieden waarover nog lang wordt nagepraat. Alles moet kloppen, alles moet van topkwaliteit zijn, alles moet passen bij de doelgroep. Denk vanuit de klant!

10. Follow up
Zorg na het event voor follow up en betrek alle aanwezige medewerkers daarbij; laat iedereen (aan iedereen) rapporteren: met wie hij heeft gesproken, waarover, en welke follow up er op welke termijn gaat plaatsvinden (en monitor dit ook, tot dat iedereen alle punten daadwerkelijk heeft gedaan. Deel hand-outs eventueel ook online, zodat ander zien wat ze gemist hebben.
TIP: zet niet iets online zonder toestemming van de bezoeker of leverancier.

Bron: Budeco

Wil je op de hoogte blijven?

Laatste nieuws